문서 보존연한 점검

언제 하나요

연말 결산 전후처럼 회사가 정한 점검 기간에 연 1회 합니다. 사무실 이전이나 보관 공간이 모자랄 때도 시작합니다.

이 일은 무엇인가요

보존연한은 문서를 얼마 동안 보관할지 정한 기간입니다. 회사 문서관리 규정에 문서 종류별 보존연한 기준표가 있는 경우가 많습니다.

이 일은 보관 중인 문서를 기준표와 대조해 계속 보관, 문서고 이관, 폐기 대상으로 나누는 작업입니다. 실제 폐기는 다음 과업에서 승인을 받아 진행합니다.

처리 순서

1. 문서관리 규정의 현행 보존연한 기준표를 확인합니다.
2. 부서별 보관 문서 목록을 받아 문서 종류와 생산 연도를 적습니다.
3. 문서마다 기준표의 보존연한과 대조해 만료 여부를 표시합니다.
4. 계약·분쟁 관련 문서처럼 보존을 늘려야 할 사유가 있는지 해당 부서에 확인합니다.
5. 결과를 계속 보관·이관·폐기 대상으로 나눠 폐기 목록 초안을 만듭니다.
6. 부서장 확인을 받아 폐기 절차로 넘깁니다.

누가 무엇을

마무리 확인

• 현행 기준표로 대조했다
• 보존 연장 사유를 부서마다 확인했다
• 폐기 대상과 계속 보관 대상이 목록에서 구분된다
• 전자문서도 같은 기준으로 점검했다